La gestión de proyectos es una manera
sistemática y especializada de alcanzar los objetivos de un proyecto,
cumpliendo con las expectativas de tiempo, coste y calidad. Implica varias
auditorías para asegurar que las acciones se mantienen en el camino adecuado y
acaban con un análisis de cómo se ha llevado a cabo el proyecto.
Un proyecto tiene un objetivo y presupuesto
determinado. Duele haber un director de proyecto, pero habrá una contribución
de otras personas, algunas de las cuales sólo asistirán a parte del proyecto.
Las responsabilidades del director del proyecto incluyen las siguientes:
- Gestionar el día a día de las actividades del proyecto, administrando los recursos limitados con los que cuenta y cumpliendo con los objetivos de tiempo, presupuesto y calidad.
- Seguir un plan definido que muestre el desarrollo periódico del proyecto y cómo se están cumpliendo los objetivos.
- Conseguir aprobaciones de los cambios sobre la versión inicial.
- Mantener un informe de riesgos y los planes para contrarrestarlos.
- Informar periódicamente de logros y planes a los responsables del proyecto.
Es
fundamental establecer una fecha de inicio y otra de fin del proyecto, así como
un calendario. Durante el proyecto, el director deberá asegurar mediante
herramientas previamente definidas que el proyecto sigue los cauces
adecuados y no se aleja del plan previsto.
Antes de
iniciar el proyecto, se deben tener definidos los siguientes puntos:
- Documento maestro sobre el proyecto, que incluya objetivos e información detallada sobre quién los gestionará, qué objetivos tiene y de qué forma se van a conseguir y su presupuesto (Briefing).
- Organigrama con las funciones de cada rol y establecer a quién reportaran de manera directa e indirecta, así como sus responsabilidades.
- Plan de calidad del proyecto.
- Cronograma con los hitos fundamentales del proyecto.
- Presupuesto detallado del proyecto.